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山西省青岛市档案局


青岛市《归档文件整理规则》实施细则

发文字号：青档字[2002]77号
　　成文日期：2002-12-30
　　发文单位：青岛市档案局


　　1.范围
　　1.1本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
　　1.2本标准适用于市直机关、团体和其他社会组织。各区市可参照执行。
　　2.整理原则
　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
　　3.质量要求
　　3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
　　3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
　　4.整理方法
　　归档文件以"件"为单位进行整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
　　4.1装订
　　归档文件应按件装订。归档文件装订前应进行排序。一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。
　　4.1.1永久保存的归档文件可采用缝纫机、三孔一线或不锈钢装订针在文件左侧中部装订，装订长度为10-15CM。
　　4.1.2其他归档文件及书籍、刊物等保持原装订形态。
　　4.2分类
　　归档文件采用年度-保管期限或年度-保管期限-机构分类法。同一全宗应保持分类方案的稳定。
　　4.2.1按年度分类。将文件按其形成年度分类。
　　4.2.1.1一般应以文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。
　　4.2.1.2跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。
　　4.2.1.3几份文件作为一件时，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。4.2.1.4文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。
　　4.2.2按保管期限分类。即将同一形成年度的归档文件按划定的保管期限分成永久、长期、短期三个类别。
　　4.2.3按机构分类。即将同一保管期限的归档文件按其形成和承办机构分类。
　　4.3排列
　　归档文件在分类方案的最低一级类目内，按其形成时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
　　4.4编号
　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、期限、件号等项目（式样见图一）。
　　4.4.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。
　　4.4.2年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
　　4.4.3期限：归档文件保管期限的简称或代码。
　　4.4.4件号：文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个机关每一年度每种保管期限的归档文件均从"1"开始标注。
　　4.5编目
　　归档文件应按保管期限分别按件编制归档文件目录。
　　4.5.1归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、密级、备注等项目（式样见图二）。
　　4.5.1.1件号：文件的排列顺序号。
　　4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
　　4.5.1.2.1填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用"本局"等含义不明、难以判断的简称。
　　4.5.1.2.2联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。
　　4.5.1.2.3未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
　　4.5.1.3文号。文件的发文字号。
　　4.5.1.4题名。文件标题，一般应照实抄录。
　　4.5.1.4.1有副题名或并列题名的归档文件。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其它语言文字书写的题名，需要时可与正题名一并抄录。
　　4.5.1.4.2题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可省略发文机关名称。
　　4.5.1.4.3没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的归档文件。应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加"[]"号。
　　4.5.1.4.4有些归档文件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，可在正件题名后抄录附件题名，外加"（）"号。
　　4.5.1.5日期。文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加"0"；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行,如 。
　　4.5.1.6 密级。文件本身标注的保密等级，应照实抄录。
　　4.5.1.7备注。注释归档文件需要补充和说明的情况。
　　4.5.2归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型（长、宽分别为297mm、210mm）（式样见图三）。
　　4.5.3归档文件目录（加封面）的装订，应使用统一规格的目录夹（式样见图四）。
　　4.6装盒。归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊项目。
　　4.6.1不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
　　4.6.2不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
　　4.6.3 档案盒外型尺寸为310mmⅹ220mm（长ⅹ宽），盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、50ｍｍ（式样见图五）。
　　4.6.4档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），全宗名称应以印章形式盖在档案盒封面相应位置上（式样见图六）。
　　4.6.5档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号和盒号。除保管期限外，其他均用阿拉伯数字填写（式样见图七）。
　　4.6.5.1全宗号。同4.4.1。
　　4.6.5.2年度。盒内文件的形成年度，如1999。
　　4.6.5.3保管期限。盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如"永久"、"长期"、"短期"。
　　4.6.5.4起止件号。盒内排列最前和最后的归档文件的件号，其间用"-"号连接，如"12-89"。
　　4.6.5.5盒号。档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。一般一种保管期限编一个流水号。
　　4.6.6备考表。置于盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（式样见图八）。
　　4.6.6.1盒内文件情况说明。填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。
　　4.6.6.2整理人。负责整理归档文件的人员姓名。
　　4.6.6.3检查人。负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
　　4.6.6.4日期。归档文件整理完毕的日期。